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La documentación de las actividades como medio para alcanzar la calidad

Introducción
La documentación es parte esencial en cualquier tipo de industria, documentando se demuestran las actividades que se realizan en el día a día de cada empleado y se registran las evidencias en el cumplimiento de los procesos de un sistema de gestión de calidad.

Un método
La documentación debe ser un método que demuestre que la empresa trabaja de forma controlada, no debe ser vista como una mera pérdida de tiempo, con la documentación de cada una de las actividades se demuestra que se opera siguiendo los procedimientos establecidos en el sistema de gestión de calidad, minimizando los riesgos hacia la calidad.

La documentación sirve también para liberar productos o servicios conformes que lleguen al mercado para cumplir y satisfacer las necesidades de los clientes. Ayuda también para encontrar algún problema o no conformidad en el producto y sobre todo, ayuda al personal a ser proactivo en las auditorias de calidad. La importancia de establecer un sistema documental estriba en la mejora de la productividad y la eficiencia, tomando en consideración los puntos anteriormente citados.

La documentación prueba que el producto se elaboro conforme a los requisitos especificados por el sistema de gestión de calidad. La generación de los documentos dependerán de diversos factores como son: el tamaño de la empresa, el tipo de actividad que realiza, la capacitación de los empleados, la complejidad de los procesos, etc.

Existen “Buenas Prácticas de Documentación” las cuales permiten estructurar y mantener sistemas de documentación, para ello es necesario seguir algunos pasos sencillos.

Enfoque sistémico
Al referirse al enfoque sistémico, Martínez Flores señala que toda empresa de manufactura debe contar con seis sistemas que trabajen e interactúen de forma armonizada para que la producción sea de calidad.

El enfoque sistémico es representado por una esfera amplia la cual es el sistema de gestión de calidad (SGC) e incluye a los otros cinco sistemas. Cada uno de ellos debe cumplir con la función encomendada por el SGC lo que permitirá cumplir con los estándares de calidad establecidos. El SGC es la esfera más importante del sistema, de ahí que su estructura y operación debe estar bien establecida para lograr la productividad y eficiencia esperada.

Conclusiones
Desde el punto de vista que establece la autora, iniciar y mantener un sistema de documentación en cualquier industria permitirá el aseguramiento de la calidad en los productos y servicios que se oferten.

Estructurar un sistema de documentación hará que las actividades del día a día en la producción sean fácilmente identificables y sostenibles por los empleados, mejorando con ello la productividad y eficiencia.

Documentar las actividades es relativamente una tarea sencilla si pensamos que ello redundará en beneficios económicos para la institución o empresa, y por consecuencia para cada uno de los empleados. La documentación es fácil si se siguen algunos pasos como la sencillez en su elaboración, poco extensos, el uso de formatos estandarizados, el uso correcto del idioma, etc.

Sobre todo, el sistema de documentación debe evaluarse constantemente para permitir que exista siempre una buena práctica documental.

MARTÍNEZ FLORES, Elizabeth. Poner orden es fácil. En: Manufactura. Noviembre de 2009. pp. 90-98.

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